企业案例：H公司文件管理规程
作者：余彤鹰
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企业案例：H公司文件管理规程 |
作者：余彤鹰 |
从风格上说，这份文件和相关文件，属于精细一类，这不是十天半月做出的文章，其中的每句话都值得仔细琢磨。
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１ 目的 ２ 应用范围
３ 执行责任 ４ 用语解释
５ 总则 ６ 文件的责任与效力
７ 文件控制 ８ 文件使用保管
９ 相关文件 附件Ｉ 文件控制印
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1 目的
确保文件所传达或记载的信息准确和有效，并及时和充分地得到应用。
2 应用范围
公司运作中应用的各种文件（见 4.1），都应按本文件要求进行管理。
3 执行责任
本文件由公司各部门（Ｉ级或以上）共同执行。文件中心还负有在全公司范围内的实施指导及
监督责任。执行这份文件的主要责任者，是各部负责人及担负发行、变更相关工作的专／兼职文件
管理（控制）人员。
4 用语解释
4.1 文件
在本公司的各种文件中，不加修饰地使用“文件”一词，有以下含义：
１）至少有部份内容是强制性的（参见 4.5）；
２）可以是公司内部产生的，也可是外部产生的；
３）可以是永久的，也可以是临时的（参见 4.6）；
４）可指狭义的文件，也可包括资料、记录、报告、计划等。
4.2 正本（底本）
本公司文件控制部门获得、确认并专门保存的最原始状态的文件。通常带有原始的签署笔（印）
迹。
4.3 副本
用正本（底本）复制的文件，通常除签署非原始状态外，文件的内容格式与正本（底本）完全
相同。
4.4 版本
文件整份更新时，即产生不同的版本。同一文件的不同版本，用整份文件的版本号，或发行（
也可能是生效或签署）日期来标识及辨别。
4.5 强制性与参考性
“强制性”指某项要求是必须照办的或必须符合的，否则就是“参考性”的。在本公司的文件
中未加“必要时”，“可行时”，“可以”，“参照”之类的词汇时，叙述的内容都是强制性的。
4.6 文件的永久性与临时性
有可预见的正常使用期限或取消的条件，则为“临时性”（或称非永久的，期限的）文件，否
则即为“永久性文件”。前者例如公司的生产令，购销合同，部门（Ｉ级）或以上的工作计划；后
者例如公司章程，本文件等。
5 总则
5.1 有效性
文件出现在任何工作场合，都应处于本文件要求的控制状态，能够确定其效力、使用及处置方
式，并可追溯其来源或责任者。否则应撤离工作场所，加以妥善处理。
5.2 精简性
任何产生文件的部门（人员）在满足应用的前提下，应尽可能精简文件的内容及数量。
6 文件的责任与效力
6.1 签署与效力证明
6.1.1
除非在其它文件中有特别说明，否则每份独立的文件均应带有签署，做为其有效性的最基本
的证明。签署可以是：
１）亲笔签名或盖章；
２）机构（或部门）的印章；
３）公开出版物上，或经签署者授权专门印刷或打印的文件上，印出的机构（部门）名或人名。
6.1.2
一份文件应当有哪些签署，或者在其它文件规定，或者由能对文件所要求的工作或文件应用
所直接涉及的工作负全责的人（职务）决定。在未以其它文件说明的情况下，该人须为签署者之一。
6.1.3
除非特别情形，公司人员在与公司业务有关的文件上的签名都是代表其职务而非私人的，同
等职务的人原则上均可替代。没有文件规定限制时，公司内部签署者的上级可在原定签署者不能及
时签署时，代下级签署而无需特别的授权或说明。
6.2 签署的责任
6.2.1
除非在公司承认的文件中特别说明，否则签署者将对文件内容及正确使用的结果负责。多个
签署中，职务最高的为第一责任者，以机构或部门名义的签署，机构或部门的法定代表人或主要负
责人为第一责任者。此外，签署者还负有解释文件内容的责任。
6.2.2
签署者可通过文件或其它方式委托（授权）他人代签署，但相应的责任（见
6.2.1）仍为委
托（授权）者所负。
6.3 文件版本的效力
无特别规定时，在各种使用文件的场合，都应以相应文件的最新版本最新修订为准（参看7.4.
4）;特殊情况可通过指明文件的版本标识（见 4.4）及变更截止时间来确保在不同时间内遵循完全
一致的内容。在什么情况下可按前述特殊方式应用文件，必须事先明确在其它文件中规定，且该规
定的签署者须包括欲特殊使用之文件的最高签署者或其上级。
7 文件控制
7.1 责任
限于部门内产生和应用的文件，由部门自行控制；跨部门的永久性文件，由文件中心控制；跨
部门的临时性公司内部文件，由产生部门控制，同类的外部文件，由主要相关业务部门或接收部门
控制。控制的基本内容包括（见7.2-7.5）：
１）是否产生及以何种方式加以控制；
２）文件正本（底本）的确定与保管；
３）文件的发行及必要的使用情况监查；
４）起草、审批阶段产生的，或其它与所控制文件有关的资料的搜集，管理；
7.2 正本（底本）保管
所有使用中的文件都至少在控制部门保存一个正本（底本）。
7.3 发行
7.3.1
文件由控制部门发行，工作内容包括副本制做（监制）、发放、更换、回收、记录等。
7.3.2
除非另有特别规定，否则发出的永久文件都应标明发行（控制）部门。临时性文件无特别规
定且未标明时，默认的发行（控制）部门为最高级别签署人所在部门。
7.3.3
永久性文件的副本，可以有两种方式发出：盖有“永久性文件”或“受控文件”印（各种文
件控制印见附件Ｉ）的“受控副本”，和盖“仅供参考”或“非受控”印的非受控副本。控制部门
须用 F2701a《文件发行回收登记表》记录所有副本的发出。文件不发行时（除控制部门保存的正
本（底本）外无其它副本），可不做此记录。
7.3.4
临时性文件需发出往不同地点时，应在正本（底本）上注明分发地点，但不一定再做其它专
门记录。如发出（控制）部门未特别要求，则临时性文件副本发出后，由使用部门自行决定是否已
失去执行效力，并适时作废清除或归入参考性资料（参看D3701）。有争议时，则以签署者为准。
7.3.5 由文件中心控制的跨部门永久性文件，控制方法还应同时遵循D2701《文件发行回收与修订
工作程序》，其余情形参考执行。
7.4 文件变更
7.4.1
文件的任何变更，包括“取消”、“修订（改）”、“改变用途”，都须经原签署者审核方
可进行。签署者如需变更，则应符合 6.1.2规定。如能确保其它人无异议，且当修订签署在文件本
身时，可以仅由最高职务的人签署而生效。
7.4.2 永久性文件如有修订，则每次修订都应加以记录（用F2701d《修订记录》）。
除非对修订
内容审核的签署是在被修订的文件上，否则还应同时保存每一次修订审核的原始签署或通知书。文
件修订的方式应符合D3703《文件修订方式指导书》。
7.4.3
永久性文件更换版本时，应将该版本的正本（底本）与所有发行与修订记录一同保存至少五
年以上，新的版本应重新开始做有关记录（见 7.3.3及 7.4.2）。
7.4.4
凡需保存或使用同一文件不同版本的场合都必须将所有过期（旧）版本文件加上明显的“仅
供参考”印记，以与当前最新版本加以区别（对外来文件，“最新版本”是指公司已收到的的）。
7.4.5 公司内部文件如已有新版本，则旧版本不应再做任何修订。
7.4.6
除非另有特别规定，文件控制部门应确保未标识（注明）为“仅供参考”或“非受控”的副
本都得到一致的变更。
7.5 背景资料
如有与文件产生、变更有关的背景资料、审核意见等，应适当搜集整理，以便在日后的维护过
程中参考。文件的签署者需要时可查阅这些资料。
8 文件使用保管
文件的使用保管，应符合D3701《文件使用与保管指导书》。
9 相关文件
9.1 报表记录
1) F2701a 《文件发行回收登记表》（见D2701）
2) F2701d 《修订记录》（见D2701）
9.2 其它文件
1) D2701 《文件发行回收与修订工作程序》
2) D3701 《文件使用与保管指导书》
3) D3703 《文件修订方式指导书》
再版说明：本次再版除原Ｂ版１、５两章基本未改，其余均重新起草，不对修订处做特别的标识。
原已盖的文件控制印不必处理，继续保持效力。
附件Ｉ：文件控制印
下列印均由文件中心保管，其它部门需要时，向文件中心借用。印记通常应盖在文件封面（或
第一页）空白处，除临时性文件（见 7.3.4），各部不得擅自在其它部门控制的文件上盖控制印。
这些印若同时出现，生效次序为３）＞２）＞１）。
文件控制印是否“必须”加盖，在下面的说明中（及正文）中有说明，需小心判断。
１）“永久性文件”与“受控文件”印
“永久性文件”印用于公司内部保管使用的所有永久性文件的受控副本（必须）.“受控文件”
印只用于公司发往外部的临时与永久性文件（视需要）。二者都表示文件（副本）是持续受控的，
将及时得到变更。（参看正文7.3.2、7.3.3、7.4.4、7.4.6等）。
２）“仅供参考”与“非受控文件”印
“仅供参考”印用于各种公司内部发出的，专供参考用的文件副本（必须），或原为“受控副
本”，因换版或其它原因，失去执行效用，但仍需保留的场合（必须），以及各种需防止被误解为
“强制性”执行文件的场合（视需要）。二者都表示文件（副本）是不具“强制性”执行效力，或
可能与相应文件现行最新版本不同的。（参看正文6.3、7.4.4、7.4.6等）。
３）“作废”印
“作废”印用于永久性文件副本（必须）或其它任何文件需取消、作废的场合。加盖之后，相
应的文件（副本）就不应再予存档、使用，应当废纸处理。必要时，应逐页加盖。
４）“局部修订”印
文件中心发行的永久性文件局部修订时用（必须）。
这份文件和流行的ISO9000文件相比，最大的区别就是，这是针对企业内所有应当控制的文件，而不是“品质体系文件”，这样，从基础上就超出（但完全覆盖）了ISO9000的要求。
从内容划分上，包含这个文件的整个管理文件体系（不是“品质体系文件”），体现了“管理层”，“执行层——过程”，“执行层——技术或方法”这样的架构。从某种立场上看，这似乎太复杂；但从做什么事，就看什么文件这样的角度，它又可避免大家去看不相干的内容，具有清楚的层次和划分原则。对比之下，在流行的ISO9000文件的三层金子塔结构中，最常见的是按照标准条款的要素去设置文件，可是，87/94版的要素既不完全面向过程，又不完全面向职能（比如也可利用QFD），且又互相渗透，照此而分割的文件，自然也无法摆脱这里的混乱。我们再仔细参详新的ISO9000:2000版拟采用的结构，相信这个问题会得到比较好的改进。
另一个话题，文件内容应当规定到多细，是一个永恒的争论话题。实际上，这主要取决于管理方法和人员素质：
对高素质、主动的人，我们尽量给“原则”；对低素质或被动型的人，我们只能多给些“规则”。
这在实际的管理中，是有效和不可缺少的权宜。同时，这与改进人员素质，激励能动性也并不矛盾。
ISO9000:87/94 对于文件是没有明确定义的，甚至于对“文件”与“记录”、“计划”、“报告”、“合同”，对“品质系统程序”和其他的“程序”等，都有诸多含糊甚至细推敲起来自相矛盾的地方。在这份文件中，比较清楚地界定了文件和相关的一些概念，并对“受控”实现了更加精确的解释。
现在回头再来研究，发现其中许多地方，仍可作为范例，例如：
对文件的定义（留意其中 4）是受ISO9000:87/94影响的，2000版似乎会有改进）；
对正本、底本的定义及分别控制；
文件的强制性与参考性的定义及区别控制；
文件的永久性与临时性的定义及区别控制；
对签署的效力、责任的规定，等等。
事实上，我们实际的管理超越 ISO9000 是十分正常或必然的现象，因为 ISO9000首先要局限于“品质”这个框框，同时它应当被理解为一种“基本水准”，而不象时下不少人误解或宣扬的那样，是国际先进水平。如果真以“国际水平”来衡量的化，它大概只能称为“入门”级的要求，这并不是标准的缺陷，而是其初衷和实际需求与应用的状况决定的。
（发表日期：1998年12月01日）
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