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企业管理软件引进实施过程中的隐性成本

Author: flyingrobot,  Source: 企业应用探索日志,  Published: 2007年7月

Excerpt: 本文分析了管理软件实施过程中的隐性成本,包括:学习成本、业务转型成本、业务冲突成本、风险成本等。认为,象综合管理软件应用这类企业信息化项目的投资回报,很难用一份财务报告真正反应出来的。

引言

Drate的话题,也来谈谈企业信息化成本问题。还是先改一下:“企业信息化”是个太笼统的词,适合用在整个企业的改变上,它的成本,就是企业变革的成本。这里谈谈更具体的,企业引进、实施一套综合管理软件,实际的付出到底有哪些?

明显的成本

第一个大家都看得到的成本,就是购买软件和服务(可能还包括第三方的服务)所支付的价钱。

第 二个基本的成本,就是直接人工费用。包括选型实施等工作所带来的工作量,增加或改变人员配置带来的成本增加等。虽然这个费用其实并不容易真正计算清楚,但 概念上还是很清楚的。对于这个项目,一个普遍的经验是,原以为提高工作效率会体现为减少某些人工成本——实际上很少看得到;管理者常常发现,不仅仅是专职 的IT人员,其它的人手往往反而也增加了。这实际上应该归入后面所说的“业务转型成本”。

第三个基本的成本,来自为支撑这个项目所配置的其它资源、设备,比如硬件投资、网络改造等等。

上述三项,都属于直接的(或称为显性的?),需要留意的是,它们都发生在项目的整个生命周期上,从立项、评估选型直到实施、上线、持续改进、维护支持。

不明显的成本,隐性成本

一、学习成本:任何一个综合的管理软件系统(例如ERP)的成功应用,都是企业本身的一个学习过程。这个过程不仅仅要占用时间:从管理者到最基层的员工(不仅仅是被“点了名”的实施小组成员),而且真正的付出并不是体现在花了点时间和金钱,听了几堂课上。

二、 业务转型成本:综合的管理软件有效的应用,必然要改变一些习惯的(可能在过去曾经是行之有效的)做事方法。虽然管理软件本身可能“固化”了某些方法性的要 素,但在每一个应用企业,都不是简单照搬,而要把整个的业务流程,工作关系,工作要求,乃至数据的来源、格式、内容这样一些细节进行综合的再规划。这样规 划、改变的结果,最终还往往导致组织、人员配置的连锁变化。管理者必须能够认识到,有些事情实际不应算在“软件”的帐上,但它们是达到软件应用的期望目标 所必须的。例如,实施ERP时,你发现物料编码系统需要改造,这种工作其实通常都不应该被看作“软件实施”工作,而是达到一种更好的业务模式所必须进行的 基础管理改进工作,这种新的业务模式,将是在你引进的管理软件支持下进行的。综合管理软件达到理想效果的过程上企业所付出的大部分劳动,都是类似的工作。

三、 业务冲突成本:内任何一个改造提升性质的任务,都会带来对当前直接业务的干扰。一方面,艰巨的阶段性改造任务需要最优秀的员工投入大量的精力;另一方面, 企业本身处于高度紧张的运转中,本没什么“闲人”可以从事额外的工作。虽然管理层会做一些选择,例如避开业务高峰期和额外增加一些人手,但在改造项目进行 时,总是要对业务造成一定的影响。对于那些骨干的业务/管理人员来说,在日常业务中他们往往已经超负荷,而在成功的管理软件实施项目中他们同样是不可缺少 的决定性因素。一次实施过程,对他们有时甚至成为一场生活与工作的“炼狱”,有扒掉一层皮的感觉。这也是一种非常昂贵的成本啊。对企业、对个人,这种付出 的代价是一定要以某种形式“还”的。

四、风险成本:虽然风险成本似乎总是“失败了才付出”的,但实际上发生的综合管理软件实施项目,有多少 是真正的成功呢?而那些对外宣称的“成功”,后面又包含着多少失败呢?企业对此可能付出的成本,并不是前面所谈到的那些显性的成本的直接损失,而主要体现 为隐性的成本。例如:失败的改变之后的“复原”,失败所带来的信心的挫折,怀疑保守势力的增长,优秀人才的流失(越是投入做实事的人越受打击),等等。对 于任何一个每月现金流上百万、千万的小企业,典型的管理软件直接投资(几十、几百万)的损失,在这些隐性的成本与损失面前,也许会是不足道的。

其它特殊成本

作为企业管理决策者,还有些不得不察的成本。例如:

依 赖性带来的潜在成本:当你选择某种解决方案时,实际上你可能也等于做了许多你没有想到的选择。例如,等到你的业务某种程度依赖于眼前这个项目(这反而是应 用成功的一种标志),将来的某个时候你也许发现:你启动新的应用/改造项目时,必须顾及你原来的选择,而放弃一些明显更好的新选择。

不容易计算的连带支出:有时,你的财务总监会感觉IT投入就是一个无底动。电脑不停地更新。意想不到的什么机房空调呀、路由器呀、液晶显示器呀,好像总是在增加,也许你忽然收到一份请购,发现一套防病毒系统就要花掉几十万!

其 它现实中可能的支出:按惯例,管理软件供应商只报出它所提供的软件/服务的价格。很可能它运行时所必须的操作系统、数据库、应用服务器平台软件比你要买的 那个软件还贵得多。更头痛的是下次在买另一个东西时,或许又发现要购买一些功能重复的东西。还有,也许你的企业中许多电脑一直都装满了五花八门的软件—— 你没有为他们做过预算——但在你很依赖于电脑的某个时候突然发现,忽然要为这些“不要钱”的东西付出很大一笔钱,而且还没得选择。

小结

本 文探讨的是成本,所以许多都与负面或消极的因素关联。必须看到这里所说的“隐性成本”,有很大一部份是与管理变革相连的,这种变革是成功发挥综合管理软件 系统必须的。对管理者,更需要弄清“回报”的问题——虽然有这么多可能或必须的“成本”,但最终,成功的企业实践总是从中获得了良好的投资回报。象综合管 理软件应用这类企业信息化项目的投资回报,确实是很难用一份财务报告真正反应出来的。所以,对这方面持续的投入,不仅需要企业更高的运营管理水平,也需要 决策者有更高的眼光。

链接

最后更新:业务转型成本最后一段做了一些文字润色。2007-7-9

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Chicago style: flyingrobot, "企业管理软件引进实施过程中的隐性成本", 企业应用探索日志, http://blog.vsharing.com/flyingrobot/A575994.html(accessed 2017-12-11 10:16)

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