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怎样写企业规章制度?

Author: 余彤鹰,  Source: 企业工程论坛,  Published: 2000年6月20日

Excerpt: “规章制度”含义相对狭隘。从企业的“文件”角度考虑,除了一些规定,还有如业务流程、工作方法指引、作业方法与标准、各种技术文件,标准或规范等。企业文件由专门部门制定,容易导致“本子与实际脱节”。一个好的思路是尽可能由执行(包括管理与被约束或实施者)自己或直接参与编制,而不象“法律”那样,要立法、执法分离。写多少最合适?基本原则之一,就是要看相关员工的素质:对高素质的人群,少给规则,多讲原则;相反对低素质的人群,多给规则,少讲原则。在文件执行效果纳入总的管理表现/绩效评估的前提下,“被执行的程度——与实际运做符合的程度”是一个重要的,可直接拿来度量文件好不好的硬指标。企业的文件编制,的确是有技术和技巧性的。但问题的真正关键总是集中在“做什么,怎样做”这样一些基本和永恒的“管理”课题上,文件编纂的技术永远回答不了这个最基本的问题。

引言

前些日子一些朋友在留言簿上提到如何写企业规章制度的话题。Zhou 在企业“”的制定的实践中上借鉴“立法的技术”,这是有启发性的经验,不知能否加以总结,写出来给大家一起分享一下:-) 但是,从更全面的立场上去看,如果把“”看作是企业内部的“法”,这个思路却是局限的。下面是一个简单的讨论。

从规章制度到文件

“规章制度”这个词本身的含义比较狭隘。我们从企业的“”这个角度来考虑,企业内的文件包括程序性的,约束性的,技术性的等不同类型,与“法律”相比,在企业的文件中,只有“规定性”的那一部分比较类似,在制定方法上的可借鉴性也多一些,例如考勤制度,着装规定等等,这部分,也是最适合称为“规章制度”的。数量更多的企业内部文件,例如业务流程,工作方法指引,作业方法与标准,各种技术文件,标准或规范等等,都不适合用“规章制度都”这个词来概括。

制定企业文件与立法

除去那少数的“规定”部分,企业的文件由专门部门制定,这本身就有可能导致最多见的问题,就是“本子与实际脱节”。针对这个问题,一个很好的思路就是,尽可能由执行(包括管理与被约束或实施者)自己或直接参与编制,而不象“法律”那样,要立法、执法分离。
基本上我把大部分的企业“文件”制定看作是管理者自身对应当什么,怎样做的总结与回答,而不是由一群“只说不做”(请不要把这个词简单看做贬义)的人以立法的立场做出来的企业“内部法”。制定企业内部文件的过程,就是探索总结企业如何管理,如何运做等的过程,写下来,只是这个过程中的一个特殊的环节,而且,这是一个滚动的,无止境的过程。
企业的文件,某种意义就是为“改变”而做,这和“法”也许不一样,不知大家是否体会过个中意味?

远一点的话题

这里可以引发出一系列很深刻的话题,例如社会的“民主制度”与企业制度的比较。又如,可以用“民主”的精神与方法来制定一个企业的“分配制度”吗?(“公有制”本身在某种意义上就是一种回答)。关于这方面,有很多有趣的话题,但难免会沾染一些有“政治”色彩。我宁愿讨论更实际的问题。

实实在在的话题

写多少最合适?这是所有认真“写”过企业内部文件,尤其是管理文件的人都会遇到的,争论最多的一个基本问题。写得过细,可能成为繁文碌节,但过于简单,又可能导致公说公有理,婆说婆有理;对管理者而言,要在这个问题上把握适度的分寸,其中基本原则之一,就是要看相关员工的素质,还是那句话:
对高素质的人群,少给规则,多讲原则;相反对低素质的人群,多给规则,少讲原则。

好与不好

什么样的“规章制度”好,什么样的不好?讨论这个问题不能离开企业本身在市场中的表现。从学习的角度,不妨改变一下思路,不是去问哪些企业在这方面有好的经验和效果(这很容易落入文赎主义的陷阱),而是去寻找、研究那些在市场中表现优秀的企业,看他们是怎样运用“规章制度”的?
从局部,技术性地看,文件“好不好”的基本度量,主要看它被执行的效果和程度。如果将执行后的效果,纳入到总的管理表现/绩效的评价中去,那么,在这样的前提下,“被执行的程度——与实际运做符合的程度”是一个重要的,可直接拿来度量文件好不好的硬指标。以我的经验和理解,这是一个非常实在的,具有可操作性的方法,也是企业实践中,实际有效的方法。
关于这一套方法和思路,在ISO9000中体现得很充分。

怎样写好

企业的文件编制,的确是有技术和技巧性的,也值得去总结,我至今也没有看到过比较系统深入的总结。但问题的真正关键总是集中在“做什么,怎样做”这样一些基本和永恒的“管理”课题上,所有的企业管理的著作可以说都在不同的角度探讨着这个问题,企业的管理者也不断在实践中探索和回答这个问题,企业的业绩是真正的,最终的评估标准,文件编纂的技术永远回答不了这个最基本的问题。

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