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企业信息化的N个陷阱

Author: 余彤鹰,  Source: 企业工程论坛,  Published: 2002年10月11日

Excerpt: 本文试图列举一些在企业信息化进程中特别容易令管理、决策者迷惑的问题,它们就像是企业信息化道路上大大小小的陷阱。例如:适合中国国情之陷阱、人工自动化之陷阱、多种选择之陷阱、管理变革之陷阱、软件寿命与升级之陷阱等。

引言

在当今的世界经济舞台上,基于电脑与通讯的现代信息技术有效应用(国内所说的“”),是企业迈进优良行列的一门必修课;即使处于封闭、低 水平竞争的环境中,它也可以成为一项竞争利器。然而,从现状看,企业信息化也是一门易学难精,带有风险的课程,用得好,它可以成为抢占先机、出奇致胜的法 宝,用得不好,也可以成为食之无味、弃之可惜的鸡肋,甚至成为所谓黑洞、。本文试图列举一些在企业信息化进程中特别容易令管理、决策者迷惑的问题,它们就像是企业信息化道路上大大小小的陷阱,需要小心防备。

企业信息化进程中可能遇到的问题,可以说是不胜枚举,每个企业遇到的问题也不尽相同,所以更重要的是学会举一反三,建立自己的判断力。在高度开 放与竞争的环境中,越是有价值的途径或方法,往往越多不确定性与困难,提升管理水平,改造企业流程,应用信息技术,莫不如此,但是不能因噎废食,那些知难 而进,跨越各种陷阱迈上新途径的人,就是最后的赢家。

适合中国国情之陷阱

每个地方都有其独特环境,例如洋人或它们的软件要在中国生存却不识中文,这就是不适合中国国情。但是,对于那些在宣传中特别强调自己适合中国国 情,甚至特定地区环境的信息技术产品或服务,用户有必要一问:所谓适合中国国情,具体是指什么?而用户在强调自身业务特点的时候,也特别需要小心反省,自 己所坚持的到底是什么,它们背后会不会带有或者本身就是一些应该被抛弃或变革的东西,甚至是对自身局限性的一种托词?

在企业建设与管理提升方面,中国处于学习先进、吐故纳新的阶段,片面强调中国国情,很容易成为守旧者的借口,变革者的陷阱,甚至缺点的遮羞布。智者应当尽量放宽眼界,以开放的心态努力学习别人已有的东西,站在前人的肩膀上创新,否则就难免成为阿聪的作坊,事倍功半,难成大器。(02-11-01)

人工自动化之陷阱

利用电脑取代人工,是促进电脑技术进步的基本动力,但这个想法也很容易诱惑人们堕入一个陷阱,就是用电脑摹仿人工的方式,将旧的人工作业的方式自动化。这是在企业信息化实践中最容易,也是最普遍遇到的一个基本的问题,本文中提到的许多问题,本质上都与此有关。

一个小的而典型例子是,某些软件标榜它的数据输入界面模拟了企业原来搜集记载数据的表格,从布局到表格线都很逼真。可是纸张表格的设计是为方便 用笔填写及其查阅保存,例如手写时,横向移动是最方便的,宽大的表格一目了然,在电脑上摹仿这种手写表格,造成屏幕要横滚,用过几次你就会知道,在电脑屏 幕上横滚,不但用着别扭,看着也十分难过,更重要的是,用电脑来处理数据的输入查询,可以有不同于手工方式的更好、更有效率的方法,说句笑话,几千元的电 脑都摆上台了,为什么还要拿它当纸笔用呢?如果再深入一点分析,你很可能会发现,在基于电脑的新作业方案中,很可能那个表格本身已经是不必要的东西了。

另一个例子可以从办公自动化(OA)说起,OA这个词在电脑应用领域中算是老资格了,在国外似乎有点被冷落。因为Lotus/Domino是实 现OA所概括要求的最佳平台之一,我们可以做这样一个试验:用OA Lotus Domino这三个纯英文关键字到目前内容覆盖最丰富的搜索引擎Google对所有语言搜索一下,会发现有不少中文信息排在前面!(对纯粹的英文关键字而 言,这是极为罕见的,作为对比,你去掉OA再搜索一次,翻很多页也看不到一条中文的结果)这个区别非常明显地告诉我们,国内对OA的热情大大超过国外。我 认为这恰好是国内企业电脑应用(包括开发)落后的一个例证。抛开企业实质性的业务,仅仅热衷于将办公室中的文档,便笺,日历,论坛等等的电脑化,对企业的 竞争力提升有多大的实际效用呢?有许多这类的系统,其中一个最高级的功能是所谓“工作流”,但仔细观察一下,可以发现市面上绝大多软件的工作流功能,实质 都是文档的传阅审批。这种基于文档的工作流当然也有它的价值,但它也可以成为是一个典型的自动化陷阱,因为它诱惑你用电脑来模拟处理手工编制的文档,却未 必带来实质性的业务改进,原有业务流程中的问题可能没有因此改进,而且还因为电脑化而变得更加难以改变了。(02-11-01)

多种选择之陷阱

当选择某些关键的应用环节,例如操作系统软件时,许多人常常会强烈地倾向于有更多应用软件的平台,其实这里很可能就包含了对未来需求不确定性或 者不愿去承担这个风险的成分。在目前国内的环境下,购买电脑设备包括软件与购买其他传统生产设备一个常见的区分就是,前者的用途并没有后者那么明确。成功 的企业软件应用实践的特点之一是就是强烈的目的性,包括对投资回报的衡量。我们必须清醒地认识到,10,000,000种选择性和100种选择性对我们并 没有更多直接的意义,如果你的目的明确,选择一种可能就足够了,其余的选择都是多余的,而且你肯定要对它付出成本——这也是软件开发的特点之一,即开发一 种适应多种情形的系统,与针对单一特定情形的系统比,前者复杂性、成本、技术要求都要高得多。从目前企业电脑应用的实际情况看,在特定企业中“有必要”应 用的软件品种和数量都是很少的,通常在十到几十这个数量级上下(通常包括操作系统,办公软件,互联网基础应用软件,工程设计软件,数据库,和管理方面功能 的软件)。越是应用水平高,就越能够确定自己的需求并作出明确的选择。此外我们也不应不察觉到,这种对“多种选择可能性”的盲目青睐,也是与盗版软件唾手 可得相关联的。

还有一个很重要的问题是,表面上看我们有多种选择,可以进行充分的比较、评估,但实际上对稍微复杂一些的软件进行有效的比较评估,实际上是非常 困难的,以至于绝大多数的软件选型决策,与其说是根据对功能、服务等的理性评估做出的,不如说是根据对企业形象、宣传资料的厚度、推销人员的印象等等外在 的因素,甚至偶然的机遇做出的。(02-11-01)

管理变革之陷阱

许多企业家对企业存在的问题有着切肤之痛,对管理变革、提升的渴望十分强烈,但在行动上却举步维艰,难以打开局面。我发现不少企业家在这种境况 下,会想到籍由引进企业管理软件来促进其管理的提升与变革的行动,或者直接就把管理软件的引进作为管理变革的基本方式。而这种想法,结合许多管理软件企业 对其软件系统的宣扬,以及普遍存在于社会上的一些思潮,诸如某种管理软件包涵先进管理理念,实施软件的过程就是流程再造、管理提升的过程,就会使前述的想 法变得更加合理,甚至理所当然。

然而,实话实说,当你的企业在变革过程中遇到困难、甚至陷入困境时,能籍由“上软件”来打开局面的机会是微乎其微的。

首先,“上软件”并不会令任何人事上、认识上、文化上的变革阻力消失,软件、软件的文档以及软件的实施顾问,虽然带来一些不同的思想,但恐怕永 远不象广告、宣传中所宣称或者暗示的那么多,那么神奇,而如今许多企业在改革、提升中遇到的真正阻力,往往不是方法、思想的来源问题,恰恰是以上几个方 面,以及操作性的、业务方法改变上的问题,在这方面,外来的实施顾问和软件本身,能起到作用是有限的(既有限度,又有限制)。而无论如何,软件本身都是一 个新的、附加的,需要学习和理解的新要素。

基于目前的环境,无论从经验上或道理上看,借助软件实施进行管理变革,都是一个高度困难、极具挑战性的做法,切勿轻易决定。对于在不含软件要素的变革项目上陷入困难的企业,除非有可操作的、充分的理由,这绝对是一个错误的决策。(03-11-24)

软件寿命与升级之陷阱

硬件设备在资产管理上都有一个“折旧”的概念,折旧的一个主要原因是使用中的磨损。软件永不磨损,还可以升级,这是通常硬件设备无法做到的,但事实上,软件经常变成寿命最短、最脆弱的资产之一。有几个主要的原因造成了这一点:

1)应用软件对运行环境的依赖性。目前运行环境存在着经常的、使用者完全无法控制的变化因素,造成原有的软件无法继续沿用,或者继续沿用的风险、成 本大大增高。例如,当一种软件的A版本对企业已经足够用时,出现了B版,企业在应用上并没有什么新的需求和计划,固然毫无升级的必要。然而经过一段时间你 发现,A版已不被发售和技术支持了,当你添加新机器的时候,只能购买B版,渐渐地,系统维护人员被多种版本并存搞得虚火上升,应用者也在互相抱怨攀比,最 终就被迫全面升级到新的版本上。在升级变成收费之后,这就成为商家利用软件对用户的锁定效应,攫取第二次、更多次利润的一种手段。

2)维护管理的限制。一些比较关键和复杂的软件,例如操作系统、大型应用系统,其维护管理需要比较高的专业甚至专有的知识。应用企业通常不具备有效 的途径能够“保留”这些知识或掌握它的人。当企业已经无法获得相关的支持,或找不到具有这些知识和经验的人员(比如这一代的技术已经过时,或者专有知识的 掌握者已不存在或不提供服务了)——此时就很难继续应用下去了。

3)可疑的当前价值。在资产管理中,当前价值指设备折旧之后剩余的价值。原则上来说,这意味着如果不需要该设备,它很可能还可以按照这个价值被变 卖,在合理的折旧计算方式下,这个当前价值绝非虚构。而软件通常无法退货或转售——虽然值得争议与讨论,但迄今全世界通行的规则基本如此(许多时候,许可 或合同中都已明确说明了这一点)——这部分是因为软件通常可以简单复制,所谓的“退回”、“转让”存在含义模糊,缺乏操作性。这使得“不磨损”的软件资产 不能或者很难实现其“二次”的价值,很可能是,如果自己不继续使用,它就一文不值。

4)升级的背后麻烦:表面看,升级是软件资产增值的途径,但实际的情形则未必如此。软件“升级”或者版本更新,通常有两个基本原因:更改发现的错误 和功能改进(不能不提点一下,也有一些“升级”的目的就是为了给人一个仍然在改进的新鲜感,没有任何实质内容——但用户是无法了解这一点的)。无论何种原 因,这些升级,首先就带给用户新的风险,这就是由软件开发的基本规律决定的,著名的锯齿状攀升的软件故障曲线:和硬件不同,软件的故障率不是因使用而提 升,而是在修改时被提升,每修改一次,软件的“混乱度”就可能上升一点,即使修改已发现的毛病(BUG),也可能又带来新的毛病。这样,用户可能不知不觉 成了义务测试者、试用者,所以,老练的用户常常对升级带着怀疑甚至拒斥的态度。

5)拒绝升级的麻烦:用户被告知软件有了一个新的版本,通常你可以选择不升级,但将来你真的需要升级时,通常须补回中间所有的升级过程,如果付费, 可能要付出更高的代价。正如前面所述,现实中的用户一旦选择了一种或一系列软件,就处于受制于人的弱势状况,使你无法坚持自己的选择。这类对用户不利的状 况,部分由于过渡垄断造成的,在WTO的框架下,政府在立法等角度对此也是可以有所作为的。对企业自身而言,避开的方法就是强调应用的目的性,甚至包括时 间性。(最后更新日期:2003-12-09,待续)


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